Hjemmel og kilde
Internkontrollforskriften § 5 med krav til avvikshåndtering i virksomhetens eget system, og prosjektenes egne rutiner for avviksmelding. NS-kontraktstandardene for varsling av kontraktsmessige forhold.
To slags avvik som blandes sammen
Prosjektavviket handler om at prosjektet ikke stemmer: en kollisjon, en umulig løsning, en manglende opplysning. Internkontrollavviket handler om at din egen virksomhet ikke fulgte sine egne rutiner eller regelverket.
De har ulike mottakere og ulike formål. Prosjektavviket går til prosjektet og skal føre til en avklaring. Internkontrollavviket går inn i ditt eget system og skal føre til at rutinen forbedres. Å blande dem gjør at ingen av delene fungerer.
Hva en god avviksmelding inneholder
Beskriv hva som er observert, hvor, og hvorfor det ikke lar seg gjøre som prosjektert. Legg ved et bilde. Foreslå gjerne en løsning, men ikke velg den selv uten svar — særlig ikke hvis forholdet berører brann, lyd eller bæring.
Spør konkret om hva som skal gjøres, og sett en frist for svar knyttet til fremdriften din. Uten frist blir avviket liggende, og ventetiden blir din.
- Hva, hvor og hvorfor det ikke går
- Bilde eller utsnitt av tegning
- Hvilken fremdrift som stopper, og fra når
- Forslag til løsning, men ikke valgt løsning
Avviket som blir et pengekrav
Mange avviksmeldinger ender med at prosjektet velger en annen løsning enn den beskrevne. Det er en endring, og den skal håndteres som endring i kontrakten.
Det er her mange elektrikere taper. Avviket meldes, løsningen avklares teknisk, arbeidet utføres — og ingen sender et endringsvarsel. Den tekniske avklaringen erstatter ikke den kontraktsmessige.
Systemet som gjør at det faktisk skjer
Montøren på plassen er den som ser avviket, og det er sjelden han som skriver meldingen. Uten en enkel kanal blir avviket løst i himlingen og aldri meldt.
Gjør terskelen lav: bilde og to setninger fra mobilen samme dag, til én fast mottaker i bedriften. Så kan den som kan kontrakten vurdere om det også skal bli et varsel. Det er en toleddet rutine, og den er billigere enn ett tapt endringskrav i året.
Vanlige spørsmål
Er en avviksmelding det samme som et endringsvarsel?
Nei. Avviksmeldingen er teknisk og skal føre til avklaring. Endringsvarselet er kontraktsmessig og bevarer kravet på penger og tid. Ofte trengs begge, og det er den andre som glemmes.
Hvem skal ha avviksmeldingen?
Den prosjektet har utpekt: prosjekteringsleder, byggeleder eller din kontraktspart. Gjelder avviket sikkerhet på plassen, går det i tillegg til koordinator for utførelsen.
Les videre
- Varsel i entreprisekontrakter — Den kontraktsmessige oppfølgingen avviksmeldingen ofte må ha.
- Avviksbehandling — hva et avvik er, og hva rutinen må gjøre med det — Avvikshåndtering i bedriftens eget internkontrollsystem.
- Tverrfaglig kontroll av prosjekteringen — Mange prosjektavvik er kollisjoner som skulle vært fanget i kontrollen.
- Koordinator for utførelsesfasen — Personen som samordner fagene på plassen — og den riktige mottakeren av dine avviksmeldinger.