Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-14 om dokumentasjon av medgått tid; bokføringsloven § 13 om oppbevaring.
Hva kravet sier
Bokføringspliktige som utfører tjenester der vederlaget fastsettes etter medgått tid, skal dokumentere utførte timer for hver eier og ansatt. Timene skal spesifiseres per dag, og de skal fordeles på de enkelte kundene eller oppdragene. Intern tid skal skilles ut som egen kategori.
Kravet gjelder eieren også når han ikke er ansatt og ikke tar ut lønn. Det er en detalj som ofte overrasker innehavere av enkeltpersonforetak, og som gjør at timeføringen ikke kan hoppes over selv i en bedrift på én mann.
Også når dere kjører fastpris
En vanlig innvending er at bedriften jobber på fastpris og derfor ikke fastsetter vederlaget etter medgått tid. Det stemmer sjelden i praksis: nesten alle elektrikerbedrifter har regningsarbeid, tillegg og serviceoppdrag ved siden av, og da er kravet utløst for den delen av virksomheten. Skillet går ikke på hva den enkelte jobben heter, men på hvordan virksomheten fastsetter vederlag.
Uansett hvilken side av grensen dere lander på, er timene grunnlaget for kalkyler, etterkalkulasjon og lønn. En bedrift som ikke vet hvor timene gikk, kan ikke vite hvilke oppdrag som tjente penger.
Hva som gjør dokumentasjonen holdbar
Dokumentasjonen skal være ført fortløpende og skal kunne kontrolleres. Det betyr dato, person, oppdrag, antall timer og en beskrivelse av arbeidet. Etterskrevne timelister som er laget i etterkant for å matche fakturaene, er det motsatte av det kravet ber om, og det er også lett å se.
Timelistene er regnskapsmateriale og har dermed samme oppbevaringsplikt som bilagene. De skal med andre ord ligge tilgjengelig i fem år etter regnskapsårets slutt, i lesbar form.
- Per person, per dag.
- Fordelt på oppdrag eller kunde.
- Intern tid skilt ut.
- Ført fortløpende, ikke rekonstruert.
- Oppbevares som regnskapsmateriale.
Vanlige spørsmål
Gjelder kravet også for innehaveren av et enkeltpersonforetak?
Ja. Bestemmelsen nevner uttrykkelig eiere i tillegg til ansatte, og timene skal dokumenteres selv om eieren ikke mottar lønn.
Er timelister i et regneark godt nok?
Innholdet avgjør, ikke verktøyet. Men et regneark som kan endres i etterkant uten spor, oppfyller dårlig kravet om sikring mot endring, og det svekker dokumentasjonsverdien ved kontroll.
Les videre
- Timeregistrering — to regelverk krever timene dine, av to grunner — Arbeidsmiljøloven krever noe annet av de samme timene.
- Prosjektregnskap — kravet som utløses av oppdragets størrelse — Timene er en av byggeklossene i prosjektregnskapet.
- Oppbevaringsplikt — hva du må ta vare på, og hvor lenge — Timelistene er regnskapsmateriale med femårsfrist.
- Regningsarbeid: timer og materiell, dokumentert — Betaling etter medgått tid og materiell, med krav om spesifisert regning.
- Plunder og heft i entrepriseprosjekter — Tapt produktivitet fra tusen småting — reelt, men nesten umulig å vinne uten dokumentasjon.
- Kan jeg kreve å se timelistene? — Timeforbruk på regningen: ja. Bedriftens interne lister med ansattnavn: normalt ikke.
Slik gjør Arbeidslink det
Timene føres per montør, per dag og på oppdraget de gjelder, med intern tid som egen kategori — som er nøyaktig den inndelingen forskriften ber om.