Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven kapittel 9 om kontrolltiltak, personvernforordningen (GDPR) artikkel 5 om formålsbegrensning og artikkel 6 om behandlingsgrunnlag, og Datatilsynets praksis om adgangskontroll.
Systemets formål er sikkerhet
Adgangskontroll innføres normalt for å styre hvem som har tilgang til hvilke områder, og for å kunne dokumentere det ved en hendelse. Det er et saklig formål, og for lager, verksted og tekniske rom er det ofte det mest treffsikre tiltaket mot svinn.
Loggen som oppstår er en bieffekt av funksjonen, ikke formålet i seg selv. Det er dette skillet som avgjør hva loggen lovlig kan brukes til senere.
Loggen er ikke en timeliste
Å bruke adgangsloggen til å kontrollere når ansatte kom og gikk, er en ny behandling med et nytt formål. Det krever eget grunnlag, egen informasjon og egen drøfting — det er ikke noe man kan begynne med fordi dataene allerede finnes.
Skal systemet også brukes til tidsregistrering, må det sies tydelig fra starten, og de ansatte skal vite det. Da er det også et tidsregistreringssystem, med de forventningene det skaper begge veier: en logg som brukes mot ansatte, må også kunne brukes av dem.
- Formålet med systemet skrives ned før innføring.
- Drøfting med tillitsvalgte.
- Konkret informasjon om hva som logges.
- Fastsatt lagringstid og begrenset tilgang.
Lagringstid og tilgang
Adgangslogger skal ikke lagres lenger enn formålet krever. For et system som er innført for å kunne undersøke hendelser, er behovet dekket av en relativt kort periode. Lang lagring skaper et detaljert bilde av ansattes bevegelser over tid, og det er en belastning som må begrunnes særskilt.
Tilgangen bør begrenses til dem som har en rolle i sikkerhetsarbeidet. Er loggen tilgjengelig for enhver avdelingsleder i en app, er det i praksis en helt annen behandling enn den som ble drøftet.
Når dere leverer anlegget til kunden
Som leverandør av adgangskontroll er dere ofte de eneste som forstår hva systemet faktisk registrerer. Kunden er behandlingsansvarlig, men rådene dere gir om lagringstid, rapporter og tilganger avgjør i praksis om anlegget blir lovlig i bruk.
Et godt grep er å levere anlegget med fornuftige standardinnstillinger: kort lagringstid, begrenset tilgang og rapporter som er knyttet til sikkerhet snarere enn til enkeltpersoners bevegelsesmønster. Kunden kan endre det, men da er det et bevisst valg.
Vanlige spørsmål
Kan vi bruke nøkkelbrikkeloggen til å sjekke arbeidstid?
Ikke uten videre. Bruken vil ha et annet formål enn systemet ble innført for, og krever eget grunnlag, drøfting og informasjon til de ansatte. Skal systemet også være tidsregistrering, må det være avklart fra starten.
Hvor lenge kan adgangsloggen lagres?
Bare så lenge formålet krever. For et system som skal gjøre det mulig å undersøke hendelser, er behovet dekket av en kort periode. Lengre lagring må begrunnes særskilt.
Må adgangskontroll drøftes med de ansatte?
Ja. Et system som registrerer ansattes bevegelser er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9, og skal drøftes med tillitsvalgte og informeres om før det innføres.
Les videre
- Kameraovervåking — lov mot tyveri, ikke mot dårlig arbeidsmoral — De to tiltakene vurderes ofte mot hverandre for samme problem.
- Timeregistrering — to regelverk krever timene dine, av to grunner — Skal loggen bli timeliste, gjelder helt andre krav.
- Taushetsplikt — det du vet om kundens anlegg er ikke ditt å fortelle — Adgangssystemer hos kunder er sensitiv informasjon i seg selv.